DURSUNBEY KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

G E N E L  E S A S L A R

AMAÇ

Madde 1 - Bu yönergede amaç; ilçede görülen kamu hizmetlerinin daha etkin, verimli ve süratli sunulması, vatandaş başvurularının hızla sonuçlandırılması, birimler arası hizmet akışının çabuklaştırılması, iş veriminin artırılması açısından; Dursunbey Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan ilçedeki genel idare kuruluşlarının yapacakları çalışmaların esaslarını ve kaymakam adına imzaya yetkili makamları belirlemek, alt kademelere yetki verilerek sorumluluk duygularını geliştirmek, üst makamların önemli konularda daha akılcı karar almasını kolaylaştırmak için kendilerine zaman kazandırmaktır.

KAPSAM

Madde 2 - Yönerge; ilgili mevzuat uyarınca kaymakamlık ve bağlı kurumlara ait işbölümü ile bu kuruluşların yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde kaymakamlık adına imza yetkisi kullanma ilke, şekil ve şartlarını içerir.

YASAL DAYANAK

Madde 3 - Bu yönerge 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu, 3152 sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun, Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş Görev ve Çalışma Yönetmeliği, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve İçişleri Bakanlığı İmza Yetkileri Yönergesi, hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

TANIMLAR

Madde 4 - Bu yönergede yer alan deyimlerden;

Kaymakamlık: Dursunbey Kaymakamlığını,

Kaymakam: Dursunbey Kaymakamını,

Yazı İşleri Müdürlüğü: Dursunbey Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Yazı İşleri Müdürü: Dursunbey Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü,

Birim: Bakanlıkların ve genel müdürlüklerin ilçe düzeyindeki kuruluşunu,

Birim Amiri - İlçe İdare Şube Başkanı: Bakanlıkların ve genel müdürlüklerin ilçe düzeyindeki birinci derecede yetkili amirlerini

Büro Yetkilisi: Dursunbey Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğü Şefi, Veri Hazırlama Kontrol İşletmenini, Bilgisayar İşletmenini ve Memuru

S.Y.D.V. : Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı’nı ifade eder.

YETKİLİLER

Madde 5 - Bu Yönergede adı geçen yetkililer; Kaymakam, Yazı İşleri Müdürü, Birim Amiri ve Büro Yetkilisidir.

İLKELER VE YÖNTEMLER

Madde 6 - Bu Yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilke ve yöntemler geçerlidir.

1. Yetkilerin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır. Her
   kademe, sorumluluğu derecesinde ilgili konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesinde
   “bilme hakkını” kullanır. Kaymakam ilçe örgütlerinin tümüyle, Yazı İşleri Müdürü ve
   Birim Amirleri kendi birimleriyle ilgili olarak “bilme hakkını” kullanır. Bu amaçla her
   makam sahibi imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek,
   zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
2. İmza yetkisinin kullanılmasında; hitap edilen makamın seviyesi ile konunun kapsam ve
   öneminin göz önünde tutulması temel ilkedir.
3. Yazılar bütün ara kademe amirlerin parafı alınmadan imzaya sunulmaz varsa ekleri ile
   birlikte imzaya sunulur. Birim amirinin paraf ya da imza tarihinden itibaren, yazılar en geç
   ertesi iş günü Kaymakamlığa imzaya sunulacaktır.
4. Bu yönerge kapsamında birim amirleri kendi aralarında emir ve direktif niteliği içermeyen
   yazışmaları doğrudan yapabilirler.
5. Birim amirinin izinli olduğu hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Daha sonra, yapılan
   önemli iş ve işlemler hakkında birim amirine bilgi verilir.
6. Kendisine yetki devredilenler, bu yetkiyi Kaymakamın onayı olmadıkça bir başkasına
   devredemez. Ancak; kendilerine verilen yetkilerden uygun gördüklerini Kaymakamın
   onayı ile astlarına devredebilir. Bu durumda, onayın bir örneği İlçe Yazı İşleri
   Müdürlüğüne gönderilir.
7. Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır. Ancak;
   acele hallerde Yazı İşleri Müdürlüğünde ve Özel Kalem Bürosunda hazırlanan yazıların
   bir örneği gerekirse bilgi için ilgili birime gönderilir.
8. Yönetimin gözetim ve denetim alanına giren konulara ait ihbar, şikâyet ve icrai nitelikteki
   dilekçelerin Kaymakamlığa verilmesi esastır. Bunların dışında kalan sürekli hizmetlere
   ilişkin dilekçeler doğrudan doğruya ilgili kuruluşa verilebilir.
9. Kaymakamın emri ve/veya onayı ile yapılan veya Kaymakamın bizzat başkanı olduğu,
   ancak sekretarya işleri Yazı İşleri Müdürlüğünce yapılmayan her türlü denetim, toplantı ve
   uygulamalarla ilgili karar ve/veya tutanaklar bilgi amacıyla Kaymakamlık Makamına
   gönderilir. Bu tür yazılar Kaymakam tarafından havale edilir, Yazı İşleri Müdürlüğünce
   dosyalanır.
10. Kendisine başvurulan birim amirleri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi
    dışında görürse, dilekçe Kaymakama sunulacak ve direktiflerine göre gereği yapılacaktır.
11. Birim Amirleri üst makamları tarafından gönderilen ve Kaymakamlık aracılığı ile
    gönderilmesi gerekirken her nasılsa doğrudan kendilerine gelen yazıları inceleyerek derhal
    makama bilgi verirler ve alacakları talimat doğrultusunda hareket ederler.
12. Basında çıkan ihbar, şikâyet ve dilekler, herhangi bir emir beklemeksizin ilgili birim
    amirince doğrudan ya da Makamın direktifi üzerine dikkatlice incelendikten sonra,
    değerlendirmeyi de içeren sonucu en kısa zamanda birim amiri imzası ile Kaymakamlık
    Makamına bildirilecektir. Konu ile ilgili basına cevap verip vermeme hususundaki takdir
    Kaymakama aittir.
13. Tüm yazışmalarda: 02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi
    Yazışmalarda Uygulanacak Esas Usuller Hakkındaki Yönetmelik hükümlerine mutlaka
    uyulacak, bu esaslara uymayan yazılar kendilerine yetki devredilen kişilerce
    imzalanmayarak birimine iade edilecektir.
14. İlçe içindeki genel idare kuruluşları; yerel yönetimler, il ve bölge kuruluşları ile ilgili
    yazışmaları Kaymakamlık kanalı ile yapılacaktır.
15. Vali tarafından özel yetki verilmeksizin hiçbir personel tarafından basın ve yayın
    organlarına herhangi bir şekilde bilgi ve demeç verilemez.
16. İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.
    Kaymakam gerek gördüğünde, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.

YAZILARIN İMZAYA SUNULMASINDA YÖNTEM

Madde 7- Yazıların imza için Kaymakamlık makamına sunulmasında aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur;

1. Bilgi vermeyi ve açıklamayı gerektiren yazılar bizzat birim amirleri tarafından
   Kaymakamın imzasına sunulur. Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar İlçe Yazı
   İşleri Müdürlüğüne (Özel Kalem Bürosu) teslim edilir. İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü aynı
   zamanda Kaymakamlık Genel Sekreterliği görevini de yürütür.
2. Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilmeyip, teslim
   edilen ilgiliden bilahare geri alınır.

3. Kaymakamlığa imza için sunulacak yazılar bu işle görevlendirilmiş memur tarafından
   takip edilir. Kaymakam imzasına sunulacak yazılar hiçbir şekilde ilgisi olmayan kişiler
   tarafından takip edilmez ve her ne amaçla olursa olsun takip için ilgisi olmayan kişilere
   kurumlarca evrak teslimi yapılmaz. Evrak teslim almaya yetkili personel kurumları
   tarafından Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğüne bildirilir.
4. Atama, yer değiştirme, açığa alınma, işten el çektirme, göreve iade, açma, kapatma,
   memurlara veya gerçek veya tüzel kişilere ceza yazılması, insan hakları, tüketici hakları
   ile ilgili yazılar gibi önem arz eden yazılar bizzat birim amirleri tarafından önceden bilgi
   verilerek imzaya sunulur.
5. Şikâyetler, tayin, yer değişikliği, görev değişikliği içeren dilekçeler, asaleten veya
   vekâleten her türlü görevlendirme ve atama talepleri Kaymakamlığa yapılır. Kaymakam
   tarafından havale edilirler. Bu tür talepler kurumlara gelmiş olsa dahi kurum amirleri bu
   tür yazıları Kaymakama yönlendirir ve Kaymakam tarafından havale edilmesini sağlarlar.
   Acil durumlarda kendileri gereğini yaparlar ve derhal Kaymakama bilgi verirler.

SORUMLULUK

Madde 8- Birim amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve yapılan işlemlerden Kaymakama karşı sorumludurlar.

Madde 9- Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından ve uygulamanın yönergeye uygunluğunun denetiminden ilgili Birim Amirleri sorumludur.

Madde 10- Kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların korunmasından her kademedeki amirler ve memurlar sorumludur.

İKİNCİ BÖLÜM

İ M Z A Y E T K İ L E R İ

KAYMAKAM TARAFINDAN AÇILACAK VE HAVALE EDİLECEK YAZILAR

Madde 11- Kaymakamlığa gelen evraklar, Evrak Bürosunca görev bölümüne göre ayrılarak havaleye hazırlanacaktır. “Gizli”, “Çok Gizli”, “Kişiye Özel”, “Hizmete Özel” ve “...isme...” yazılarla, şifreler, Kaymakam tarafından bizzat açılır, havale işlemleri Kaymakam tarafından yapılır.

Madde 12- Kaymakam tarafından havale edilecek yazılar şunlardır;

1. Vali ve üstü makamların imzasıyla gelen bütün yazılar,
2. Her türlü şikâyet dilekçeleri, yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler,
3. Her türlü atama, yer değişikliği, görev değişikliği ve görevlendirme yazıları
4. Asayiş ve güvenlik ile ilgili önemli yazılar,
5.  Yargı organlarından gelen yazılar.

KAYMAKAM TARAFINDAN İMZA EDİLECEK YAZILAR

Madde 13- Kaymakam tarafından imza edilecek yazılar şunlardır;

1. Valilik ve kaymakamlıklar, genel müdürlükler ile bölge kuruluşlarına, bakanlıkların bağlı
   kuruluşlarına ve (acil hallerde) doğrudan bakanlıklara hitaben yazılan bütün yazılar,
2. Prensip, yetki, uygulama, yöntem ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
3. Birimlere gönderilecek emirler, tamimler ve genelgeler,
4. Birim amirlerine gönderilen taltif, tenkit ve ceza maksadıyla yazılan yazılar,
5. 4483 sayılı Kanun ile ilgili her türlü yazılar,
6. 3091 sayılı Kanun ile ilgili müracaatlarda muhakkik tayin yazıları ve yine aynı kanuna
   göre verilen karar ve yazıları,
7. Yargı kuruluşlarına gönderilecek bilgilendirme inceleme, itiraz, savunma, iddia, temyiz
   vb. her türlü yazılar (İlçe Nüfus Müdürlüğü ve Tapu Sicil Müdürlüğünün davalarla ilgili
   yazıları, İlçe Jandarma Komutanlığının ve İlçe Emniyet Müdürlüğünün adli görevlerinden
   doğan yazıları ve icra takip yazıları hariç),
8. Askeri kuruluşlarla yapılan her türlü yazışmalar,
9. Başvuru sahiplerinin yazılı veya sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri,
   yatırım ve planlamaları içeren dilekçelere verilecek cevaplar,
10. Denetim sonuçlarının bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması amacıyla
    gönderilmesini içeren yazılar gibi tüm yazışmalar.
11. Kaymakamın imzalaması gereken veriler ve ödeme emirleri,
12. Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar,
13. Yatırımlar, plan ve programlarla ilgili yazışmalar,
14. Görevden uzaklaştırma ve göreve iade yazıları,
15. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin ilanı için hazırlanan yazılar,
16. Kişiye özel ve gizlilik dereceli yazılar,
17. Sivil savunma ile ilgili yazılar,
18. Görevlendirme yazıları,
19. Her türlü inceleme ve soruşturma açılması ve bunların işleme konulmaması ile ilgili yazılar,

20. Birim amirlerinin hasta sevk evrakları,
21. Komisyon kararları,
22. İlçe sınırları dışına araç görevlendirmeleri,
23. Güvenlik soruşturmalarıyla ilgili yazılar,
24. Bir birime ait iken başka bir birimin faydalanması için verilecek veya devredilecek her
    türlü demirbaş eşya, alet, vb. malzemelerin kullanım, intifa ve/veya devir izinleri ile ilgili
    yazılar,
25. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği
    yazılar ve onaylar,
26. Kaymakamın uygun göreceği diğer yazılar,
27. İdare şube başkanları ve yardımcısı durumunda olan idarecilerin yıllık, yasal ve mazeret izinleri dahil olmak üzere göreve başlama ve görevden ayrılma yazıları,

KAYMAKAM TARAFINDAN ONAYLANACAK YAZILAR
Madde 14- Aşağıdaki konulara ilişkin yazılar Kaymakam tarafından onaylanır;

1. Mevzuata göre bizzat Kaymakam tarafından onaylanması veya verilmesi gereken kararlar
   ve onaylar,
2. Her türlü izin istek ve onayları ( Devredilenler hariç ),
3. Her türlü vekâlet onayları,
4. İlçe İdare Şube Başkanlarının ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirilmelerine dair
   onaylar,
5. İlçe dışına çıkacak resmi hizmete mahsus araçların taşıt görev formları,
6. İlgili mevzuata göre verilecek işyeri açma, kapatma ve ceza onayları,
7. Personelin geçici veya sürekli görev veya görev yeri değişiklikleri onayları,
8. Birimlerin taşınmaz mal satın alması veya kiralaması ile ilgili onaylar,
9. Noter senedine bağlanması gerekli alım, satım, ihale işleri ile mukavele onayları,
10. Ataması Kaymakamlığa ait memurların derece ve kademe terfileri ile onayları,
11. Köy ve mahalle muhtarlarının izin istek ve onayları
12. Mevzuatla öngörülen idari para cezaları

14. Vekil, ücretli öğretmen, usta öğretici ve kurs öğreticisi atama onayları,
15. Lokallerin açılması, faaliyetlerine ara verilmesi veya kapatılması onayları,
16. Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerinin lüzum müzekkereleri ile satın alma komisyon
    kararlarının onayları,
17. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
    gereğince ihale yetkilisi ve harcama yetkilisi olduğu işlemleri yapmak.

YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 15- Yazı İşleri Müdürü, aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar;

1. Kaymakamlığa gelen “gizli”, “çok gizli”, “kişiye özel”, “hizmete özel”, “isme”, yazılar
   ve şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine
   gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler
   ayrıldıktan sonra diğerleri yine Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir.
2. “İvedi”, “Çok ivedi”, “Günlü” ibareli yazılar ile (Telgraf, teleks, faks, telefakslar gibi)
   değerli evrak Kaymakam ilçede ise Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil
   durumlarda Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa
   zamanda Kaymakama bilgi verilir.
3. Doğrudan Kaymakamlığa yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam
   tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı
   takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydı yapılarak, ilgili daireye, yine Yazı İşleri
   Müdürü veya yokluğunda Yazı İşleri Müdürlüğü Büro Yetkilisi tarafından havale edilir.
   Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur. Ancak cevaplar Kaymakam
   tarafından imzalanır.
4. Askerlik Şubesi’nden gelen yoklama kaçağı, firar, bakayaların yakalanmasına ve
   düşümlerine ilişkin yazıların ilgili zabıtaya havalesi,
5. Askerlik kararları ile ilgili yazıların ilçe idare kuruluna havalesi,
6. Fen elemanı talepleri,
7. Yukarıda yazılanların dışında kalan genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde
   olmayan, yasal olarak rutin şekilde gereğinin yapılması icap eden ve kaymakamın imzasını
   gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçelerin ilgili birimlere havale edilerek imzalanması,
8. Salgın Denetimi Merkezi ile ilgili İlçe Koordinatörü olarak yazıları imzalamak. 

Madde 16- Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından “Kaymakam Adına” imza edilir;

1. Kaymakamın ilçede ve/veya makamında bulunmadığı acil durumlarda yazışma hakkında derhal bilgi verilmesi şartı ile Kaymakam tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,

2. 4483 sayılı Kanun gereğince Kaymakam tarafından verilen “soruşturma izni verilmesi” ve
   “soruşturma izni verilmemesi” kararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazıların imza
   edilmesi dışındaki) tebliği ve tebellüğü işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,
3. Yanlış gelen yazıların ilgili makama gönderilmesine ilişkin yazılar,
4. Üst makamlardan gelip kaymakamın havalesinden geçen yazıların yerel yönetimlere
   gönderme yazıları
5. İlçe kuruluşu bulunmayan kamu kurumlarında görev yapanlar tarafından talep edilen sevk
   kâğıtları; öğrencilerin kredi, yurt, burs başvuru formları, bakım belgeleri ve rutin taleplere
   ilişkin dilekçeler İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havale ve imza edilecektir.

YAZI İŞLERİ BÜRO YETKİLİSİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR

Madde 17- Yazı İşleri Büro Yetkilisi, aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar;

1. P.T.T.den alınan postadan Kaymakamlık icraatını etkilemeyecek (Kaymakam tarafından
   görülmesi gerekli olanlarla özellik taşıyan evraklar hariç) her türlü yazıların havalesi,
2. Askerlik Şubesinden yoklama kaçağı, firar, bakayaların yakalanmasına ve düşümlerine
   ilişkin yazıların ilgili zabıtaya havalesi,
3. Askerlik kararları ile ilgili yazıların İlçe İdare Kuruluna havalesi,
4. Genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin şekilde
   gereğinin yapılması icap eden ve Kaymakamın imzasını gerektirmeyen her türlü evrak ve
   dilekçelerin ilgili birimlere havale edilerek imzalanması.

BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR VE ONAYLAR

Madde 18- Birim amirleri sadece kendi konuları ile ilgili başvuruları bu yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde (ihbar, şikayet, atama vb. istisnalar dışında), doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak, konuyu incelemeye ve eğer istenen husus; mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.

Bunlar dışındaki sonuçlara ya da şikâyet, soruşturma, tayin, atama, yer-görev değişikliği taleplerine dair dilekçe ve yazıları mümkün olduğunca Kaymakamlık Makamına yönlendirirler. Bu tür yazıları Kaymakamlık Makamına yönlendirmenin mümkün olmadığı ve/veya gecikmesinde sorun çıkabilecek durumlarda kabul ederler ve bu durumlarda derhal Kaymakama bilgi verirler ve cevaplarını Kaymakam imzası ile yazarlar.

Madde 19- Birim amirleri, aşağıda belirtilen konuları içeren yazıları “Kaymakam Adına” imzalarlar;

1. Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamlığın takdirini gerektirmeyen ve bir
   direktif niteliği taşımayan mutad yazılar ile teknik, istatistik ve hesaplara ilişkin yazılar,
2. Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge ve bilgi istenmesi,
   teftiş rapor ve layihalarının izlenmesine dair yazılar,
3. Kaymakamlık tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların ve/veya yetkili kurullar
   tarafından verilmiş kararların işleme konulması, tebliğ-tebellüğü, ilanı, ilgili kişi, kurum
   ve makamların bilgilendirilmesi hususları ile ilgili yazılar,
4. Kaymakamın katkısına ihtiyaç duyulmayan tip formlarla bilgi alma, bilgi verme
   niteliğinde olan yazıların imzalanması,
5. Vatandaşlarımızın kamu kurum ve kuruluşlarındaki iş ve işlemlerini takipleri sırasında
   içerik olarak şikâyet ve icrai nitelik taşımayan rutin hizmetlere ilişkin dilekçe ve
   başvuruların kabul edilmesi, incelenmesi, bilgi istenmesi için kuruluşlara ve ilgilisine bilgi
   verilmesine dair yazılar,
6. Personelin görev dolayısıyla il içerisinde araçlı veya araçsız günübirlik görevlendirme
   onayları.
7. Kurum personellerinin yıllık izinlerinin imzalanması.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Y A Z I Ş M A L A R

YAZIŞMALARDA YÖNTEM

Madde 23- Birimler, yazışmalarında aşağıdaki hususları dikkate alarak yazışma yapacaklardır;

1. Yazışmalar şekil ve esas bakımından Başbakanlık Makamınca çıkartılan ve 02.12.2004
   tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “ Resmi Yazışmalarda Uygulanacak
   Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” e uygun olarak yapılacaktır.
2. Bu yönerge ile devredilen yetkiler çerçevesinde Kaymakam adına yapılacak her türlü
   havale, onay ve yazışmalar “Kaymakam a.” ibaresi kullanılarak yetki devredilenin adı ve
   unvanı ortalanarak yazılmak suretiyle yapılır.

Örnek-1:

Ahmet GİCE

Kaymakam a.

İlçe Yazı İşleri Müdürü

3.   Yazışmalarda standartlaşmaya özen gösterilecektir.

Örnek-1: Bir yazıda “Vilayet Makamına “ bir başka yazıda “ İl Makamına” değil her yazıda “BALIKESİR VALİLİĞİNE”, şeklinde yazılacaktır.

Örnek-2: Kaymakamın onayı gereken yazılarda, onay, uygundur, gibi değişik ifadelerin yerine “OLUR” deyimi kullanılacak, imza yeri için yeterli aralık bırakılacak, “ OLUR” tarih, (imza aralığı), ad-soyad ve unvan alt alta yazılacaktır.

Örnek-3: Sonuç ifadeleri; “Bilgilerinize rica ederim”, “Bilgilerinize arz ederim”, “Bilgi ve gereğini rica ederim”, veya ”Gereğini bilgilerinize arz ederim” şeklinde yazılacaktır.

Örnek-4: Üst ve ast makamlara veya eş ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılarda ise duruma göre; “Bilgilerinizi ve gereğini arz ve rica ederim”, “Gereğini arz ve rica ederim”, “Bilgilerinize arz ve rica ederim” şeklinde yazılacaktır.

4. Kurumlar arası yazışmalar “arz ederim”, kurum içi yazışmalar “rica ederim” ifadeleri ile
   yazılacaktır.
5. Yazıların, Türkçe Dil Bilgisi kurallarına uygun, kısa, öz, tekrardan uzak, açık ifade ile ve
   amacı tam olarak anlatan nitelikte yazılması zorunludur. Ayrıca cümlelerin yüklemleri
   arasında ses uyumuna dikkat edilecektir. Bu amaçla birim amirleri bürolarında; Resmi
   Yazışmalarda Uygulanacak Esas Usuller Hakkındaki Yönetmelik, Türkçe Yazım Kılavuzu
   ve Türkçe Sözlük bulunduracak, Türk Dil Kurumu internet sitesinden bu alanda
   yararlanılacaktır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM